1. Słaba komunikacja
Decydujesz się na uzyskanie wsparcia ze strony agencji. Wysyłasz kilkanaście maili do wybranych firm i czekasz. I czekasz. I czekasz… Najpierw na jakąkolwiek odpowiedź na Twoje zapytanie, później na umówienie rozmowy, przesłanie podsumowania i dokumentów itd?
Może to dziwić, że w obecnych czasach dochodzi jeszcze do takich sytuacji, ale dzieje się to nagminnie. Wiele firm rekrutacyjnych nie traktuje nowych zapytań priorytetowo (albo wręcz przeciwnie – większy priorytet nadaje większym, lepiej rokującym lead’om) i zawodzi już w pierwszych momentach.
Jeżeli komunikacja na wstępnym etapie jest tak słaba, że jako klient musisz upominać się o odpowiedź lub dostarczenie dokumentów czy akceptację drobnych zmian w umowie – odpuść sobie.
Prawdopodobnie tak wyglądają standardy pracy w tej firmie i nie masz co spodziewać się płynnej komunikacji i partnerskich relacji w czasie trwania rekrutacji i w razie jakichkolwiek problemów.
Profesjonalna agencja nawiąże z Tobą kontakt jeszcze w dniu zapytania, maksymalnie szybko wypyta Cię o Twoje potrzeby i wyjaśni mechanizmy swojego działania oraz prześle podsumowanie rozmowy wraz z ofertą. Możesz oczekiwać też pełnej przejrzystości w kwestii umowy i wszystkich kwestii formalnych.
2. “Gwarancja sukcesu”, “Pierwsze CV w 5 dni”
Rekrutujesz samodzielnie na dane stanowisko od wielu miesięcy i wiesz, że o dobrego kandydata ciężko. Może już nawet próbowałeś współpracy zewnętrznej i też nie przyniosło to spektakularnych wyników. Aż tu nagle trafiasz na zabójczo skuteczną agencję – na start gwarantują Ci szybki sukces, chwalą się doświadczeniem i bazą, obiecują przesłać kandydatów w ciągu tygodnia. Spełnienie marzeń? Niekoniecznie.
Na rynku operują agencje, które posługują się tego typu sloganami jako hasłami marketingowymi lub obiecują w rozmowie zadziwiająco lepsze efekty niż wszystko czego do tej pory próbowałeś. Podejdź ostrożnie do takiej firmy – być może mają cudowny środek na rekrutację, ale dużo bardziej prawdopodobne jest to, że po prostu starają się pozyskać klienta składając obietnice bez pokrycia. Weź pod uwagę fakt, że pierwsze przesłane CV może i trafi do ciebie w obiecanym terminie, ale wcale nie musi spełniać Twoich wymagań.
Na jakościowe wyniki w przypadku ciężkich do zamknięcia rekrutacji trzeba poczekać – zdarza się, że idealny kandydat trafi się już w pierwszym tygodniu działań (np. można go przesunąć z innego aktywnego procesu), ale bardziej prawdopodobne jest, że jego znalezienie chwilę potrwa.
Rzetelna agencja powinna Cię o tym uczciwie poinformować na starcie, a nie sprzedawać bajki o gwarantowanym i szybkim sukcesie jako ich uniwersalnej zasadzie biznesowej.
3. Podpisanie umowy bez zbadania potrzeb
Prawdopodobnie jesteś zapracowanym przedsiębiorcą lub szefem działu HR z tysiącem obowiązków na głowie i na pewno cenisz sobie swój czas. To dobrze, kiedy agencja rekrutacyjna ułatwia Ci życie zamiast je komplikować, zwróć jednak uwagę na wstępne kontakty. To, że jej przedstawiciel jest gotowy do podpisania umowy i rozpoczęcia działań po wymianie zaledwie paru maili wcale nie jest dobrym sygnałem.
Z doświadczenia wiemy, że do oceny potencjalnej współpracy potrzeba sporo informacji. Dlatego zawsze zanim zdecydujemy się na podpisanie umowy, chcemy znać istotne z perspektywy agencji szczegóły.
“Czym zajmuje się Twoja firma? Na jakie stanowiska rekrutujesz? Z czego wynika potrzeba na rekrutację? Jakie działania już podjęto? Jakie są Twoje terminy i budżet na kandydata? “Czy bierzesz pod uwagę tylko osoby idealnie pasujące do profilu i z Twojej ścisłej branży” – to tylko kilka z wielu pytań ze strony agencji, które powinny paść w Waszej pierwszej rozmowie. Odpowiedzi na nie pozwalą określić, z jakimi wyzwaniami będą się mierzyć rekruterzy i jak odpowiednio wycenić usługi.
Unikaj firm, które na początku mówią głównie o sobie, nie pytają o Twoje potrzeby i nie starają się Ciebie poznać.
Czasami nie interesują się nawet właściwym przedmiotem współpracy, czyli szczegółami planowanej rekrutacji. Dostałeś ofertę w odpowiedzi na maila z zapytaniem? Niedobrze. Prawdopodobnie zależy im tylko na tym, żeby złapać klienta w myśl zasady “jakoś to będzie”
4. Pasywny sposób działania
Nowoczesna i skuteczna agencja rekrutacyjna (czyli taka, za którą faktycznie opłaca się płacić) stosuje nowoczesne i skuteczne narzędzia. Czasy, w których opublikowanie ogłoszenia i powrót do starych kandydatów wystarczały do zamknięcia stanowiska, już dawno się skończyły. Przy rynku kandydata konieczne jest aktywne ich poszukiwanie i przejęcie inicjatywy w kontakcie.
W rozmowie z potencjalnym partnerem szukaj więc słów-kluczy takich jak “sourcing”, “x-ray search”, “recruitment marketing”, “social media”, “personalizowany kontakt”. To one świadczą o jakości jej pracy i dadzą Ci pewność, że podjęto działania, których nie jesteś w stanie zrealizować samodzielnie.
Unikaj więc agencji, które nie potrafią (lub nie chcą) dokładnie opisać Ci swoich metod pracy lub ograniczają się do ogłoszeń oraz własnej bazy (zwłaszcza, że ta powinna się mocno skurczyć po wejściu RODO).
Warto zapytać też o konkretne narzędzia, z których agencja korzysta. Od lat najbardziej efektywnym sposobem na dotarcie do kandydatów jest Linkedin, a właściwie jego zaawansowana wyszukiwarka. Jest to drogie rozwiązanie, dlatego może nie być dla Ciebie dostępne. Upewnij się, że agencja z którą współpracujesz ma do niej dostęp. W przeciwnym wypadku najlepsi kandydaci otrzymają oferty konkurencji, nie Twoją.
5. Bardzo niska stawka za rekrutację
Polski rynek usług rekrutacyjnych jest bardzo nasycony – w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia widnieje ich ponad 8 000 (nie wliczamy w to freelancerów). Na pewno więc natrafisz na takie, które działają po cenach dużo niższych niż większość ich konkurencji. Ale czy naprawdę stać Cię na tanią rekrutację?
Ile kosztuje agencja rekrutacyjna? Obecne stawki firm ze stabilną sytuacją biznesową i dużym doświadczeniem na rynku kształtują się w przedziale 1,5 – 2 krotność wynagrodzenia miesięcznego kandydata (12% – 17% wynagrodzenia rocznego).
Oczywiście zdarzają się kwoty niższe, ale przyznawane są one w wyjątkowych sytuacjach (np. dla stałych klientów lub silnych marek którymi można się później pochwalić, przy bardzo dużej skali współpracy, wyłączności lub wyjątkowo łatwych profilach). Na pewno żadna agencja, która zatrudnia doświadczonych rekruterów i pracuje na zaawansowanych (a przez to drogich) narzędziach nie zaoferuje Ci na start współpracy opartej np. o jednokrotność. Kiedy więc następnym razem trafisz na taką ofertę, zastanów się dlaczego odbiega ona od branżowej średniej. Firma dopiero się rozkręca i szuka klienta na którym nabierze doświadczenia? Może mają bardzo niskie koszty własne (= niskie płace i brak licencji Linkedin = mało doświadczeni pracownicy i niska skuteczność), a może zostawił ich kluczowy klient i szukają zastępstwa?
Koszty nieskutecznej rekrutacji są ogromne, a w przypadku błędnego wyboru partnera dodatkowo tracisz cenny czas. Za wysoką jakość trzeba odpowiednio zapłacić, to uniwersalne prawo biznesu i nie ma od niego wyjątków również w przypadku branży rekrutacyjnej. Więcej na ten temat możesz przeczytać w tym artykule. Zwłaszcza, jeśli zastanawiasz się, które podejście jest lepsze: agencja rekrutacyjną czy własny dział HR.
